10 Tips voor het organiseren van een uitje

Je bent aan de beurt om een teamuitje, familiedag of vrijgezellenfeest te organiseren. Hoe pak je dit het best aan? Hieronder vind je alvast wat tips om je te helpen bij de organisatie.
Wij denken graag met je mee om een geslaagd uitje voor jullie samen te stellen. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of neem een kijkje bij deze arrangementen om alvast wat ideeën op te doen voor jullie uitje.

1. Wat is het doel?
Wat is het doel, alleen plezier? Of wil je het uitje combineren met een training, kick off/vergadering.

2. Bewaar leuke uitjes.
Heb je leuke uitjes gevonden, bewaar deze dan en vraag in 1 keer info op.

3. Informatie aanvragen.
Wij adviseren om info op te vragen over circa twee a drie uitjes, hierdoor is er altijd wel een programma dat beschikbaar is op jouw gewenste datum.

4. Maak het uitje compleet.
Boek de diverse onderdelen van je programma. Kijk of het programma volledig is, wil je eerder of later beginnen? Extra catering? Maak een duidelijke afspraak, neem de algemene voorwaarden door en bevestig de afspraken schriftelijk.

5. Vervoer regelen.
Regel vervoer Hoe gaat iedereen naar het uitje? Eigen auto? Carpoolen? Trein of bus? Inventariseer en kijk of je iets kunt combineren. Wil je van een bus gebruik maken vraag dan een busofferte aan via http://www.drenthetours.nl/.

6. Uitnodigingen versturen.
Deelnemers uitnodigen, dit is vaak het leukste onderdeel van een groepsuitje organiseren. Hoe krijg je iedereen enthousiast voor het programma? Maak een mooie uitnodiging, mail deze en hang ‘m aan de wand. Ga vervolgens efficiënt te werk met je deelnemersadministratie zoals het verwerken van de inschrijvingen, wie rijdt met wie mee, dieetwensen, doorgeven van wijzigingen in het programma, extra aan- of afmeldingen, mobiele nummers van de deelnemers etc.

7. Zorg voor up-to-date info.
Neem een paar dagen vooraf nog even contact op om de laatste wijzigingen t.a.v. aantal deelnemers, dieetwensen, programma voorkeuren etc. door te nemen.

8. Reminder
Stuur een dag van tevoren een email, whatsapp of sms de deelnemers een dag van tevoren. Behalve dat je zo nog essentiële zaken kan melden krijgt iedereen zo vaak nog meer zin in het uitje. Geef je mobiele nummer door voor het geval dat men jou last minute nog iets wil doorgeven.

9. Tijdens je bedrijfsuitje.
Maak duidelijk bij wie men moet zijn voor eventuele vragen en zorg ervoor dat iedereen het naar zijn zin heeft. Maak foto`s of een filmpje. En belangrijk: spreek personen erop aan als zij onverantwoord met bepaalde zaken omgaan en verbind hier consequenties aan.

10. Evalueer.
Pfff, alles zit er op, althans bijna. Mail na afloop een korte enquete* en informeer wat iedereen van het uitje heeft gevonden en of er nog tips zijn. Wellicht ook een goede gelegenheid foto’s naar een bestand te uploaden en te delen. En geef je recensie over het uitje door aan info@hetdrentskwartiertje.nl zodat andere bedrijven dit ook bij hun keuze kunnen betrekken. Mocht zich een klacht voordoen over het uitje, meld dit ook. Zo blijven wij de beste uitjes organiseren. Volgend uitje? Volgend jaar of wellicht eerder een bedrijfsuitje? Als het organiseren je goed bevalt kun je ook eens denken aan ‘tussendoor’ uitjes of een uitje in combinatie met een teambuilding of training op gebied van samenwerken en communicatie. Wij hebben volop keus en zien u graag nog eens terug!

* Voorbeeldvragen voor de enquete:

1. Wat vond je van:
a. De activiteiten?
b. De begeleiding
c. De catering
d. Het vervoer van en naar het uitje
e. De organisatie vanuit het bedrijf

2. Zou je vaker een uitje met je collega’s willen hebben?

3. Heb je nog tips aan de organisatie?

4. Zou jij een volgend uitje willen organiseren?